วิธีการประมวลผลของข้อมูล
วิธีการประมวลผล อาจจำแนก ได้ 3 วิธี โดยจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing)เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีต โดยการใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ เป็นการประมวลผลโดยใช้แรงงานและสมองของมนุษย์เป็นหลัก เครื่องมือที่ใช้ประกอบด้วยสมอง กระดาษ ปากกา หรือดินสอ มักใช้กับงานที่ไม่มากนัก
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing)เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องที่ทำบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไปเป็นเครื่องกึ่งอีเล็กทรอนิกส์ เรียกว่าเครื่อง Unit Record
- เครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) เป็นเครื่องที่ใช้ ในการทำบัญชี ด้วยบัตร
เจาะรู โดยการอ่านข้อมูลจากบัตรทีละใบแล้วเก็บตัวเลขไว้ในเครื่อง เพื่อใช้ในการคำนวณ เสร็จแล้ว สามารถเอาผลลัพธ์ที่ได้มาพิมพ์ในลักษณะที่ต้องการ
- เครื่อง Unit Record เป็นเครื่องที่ทำงาน โดยอาศัยระบบกึ่งเครื่องกลไฟฟ้าและกึ่งอีเล็กทรอนิกส์ ลักษณะของเครื่องจักรกลประเภทนี้อยู่ที่การทำงานกับข้อมูลที่เป็นบัตรเจาะรู จึงเรียกเครื่องจักรกลที่ทำงานกับบัตรว่า Unit Record เครื่อง Unit Record มีหลายชนิด ทำงานต่างกัน เช่น เครื่องเจาะบัตร เครื่องรวมบัตร เครื่องเรียงบัตร เครื่องแปลข้อมูล เครื่องตรวจทานบัตร เป็นต้น
การประมวลผลวิธีนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีข้อมูลปริมาณ ปานกลางและ
ต้องการความเร็วในการทำงานปานกลาง
3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอีเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องมือที่มีส่วนประกอบของอุปกรณ์อีเล็กทรอนิกส์
เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลขอีเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ใช้แรงงานและสมองมนุษย์น้อย เป็นวิธีการที่ได้รับความนิยมสูง เพราะการประมวลผลแบบนี้ให้ความแม่นยำ สะดวก รวดเร็ว สมารถประมวลผลข้อมูลที่มีจำนวนมาก ๆ สลับซับซ้อนได้ดี
ลักษณะของงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
- งานที่มีปริมาณมาก ๆ (Volume)
- ความซ้ำซากของข้อมูล (Repetition) หมายถึงการประมวลผลข้อมูลที่ต้องการทำซ้ำ ๆ
- ความเร็วของข้อมูลผลลัพธ์ (Speed)
- ความซับซ้อนของข้อมูล (Complexity)
- ความน่าเชื่อถือของข้อมูลผลลัพธ์ (Accuracy) งานที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำ ของข้อมูลมาก ๆ
ขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
แสดงผลลัพธ์(จอภาพ) ---> รับข้อมูล ---> ประมวลผล ---> แสดงผลลัพธ์(เครื่องพิมพ์)
การประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนดังนี้
1. ขั้นเตรียมข้อมูล หรือขั้นการนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล อาจจะทำกระบวนการรวมข้อมูล จัดกลุ่ม ของข้อมูลรวมถึงการเปลี่ยนสภาพของข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมกับเครื่องมือและวิธีการประมวลผลสามารถแบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้
1.1 การลงรหัส (Coding) คือการใช้รหัส หรือกำหนดรหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น
1.2 การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) คือการตรวจสอบความถูกต้องและ
ความไปได้ของข้อมูล และปรบปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันอาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม
1.3 การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตาม
ลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามรายการขายสินค้า ตามชนิดของสินค้า หรือตามลูกค้า เป็นต้น
1.4 การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) คือการนำข้อมูลเก็บบนสื่อเก็บข้อมูล เพื่อใช้
ในอนาคต
2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้ว หรือที่ได้จากขั้นเตรียมข้อมูล เข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์ (Programmer) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่อง ขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอาจมีดังนี้
2.1 การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ
2.2 การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อย หรือเรียงตามอักษร A ถึง Z เป็นต้น
2.3 การดึงข้อมูลมาใช้ (Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น
2.4 การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องการจ่ายให้แก่พนักงาน ทั้งหมดเป็นต้น
2.5 การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่อยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กระทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน
2.6 การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลชุดเดิม
2.7 การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือการเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete) การเปลี่ยนค่า (Change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ
3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้ว เป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพ ประกอบด้วย 4 ขบวนการย่อย คือ
3.1 การสรุปข้อมูล หมายถึงการทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปย่อย กะทัดรัด เพื่อให้เกิดความสะดวกในการนำไปใช้
3.2 การทำสำเนาข้อมูล หมายถึงการสำรองข้อมูล มักใช้ในกรณีที่ข้อมูลมีความสำคัญ และต้องการความปลอดภัยและเพื่อการค้า
3.3 การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึงการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ เพื่อสะดวกในการค้นหาหรือเรียกใช้งานในอนาคต
3.4 การเผยแพร่ข้อมูล หมายถึงขบวนการทำให้ข้อมูลไปสู่ผู้รับได้ครบถ้วนสมบูรณ์
สรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
ขั้นเตรียมข้อมูล
รับข้อมูล(Input) ---> ขั้นการประมวลผล (Processing) ---> ขั้นแสดงผลลัพธ์(Output)
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล - การคำนวณ - แสดงรูปแบบรายงาน
2. การเตรียมข้อมูล - การเรียงลำดับข้อมูล - แสดงรูปแบบภาพ หรือกราฟ
- การลงรหัส - การปรับปรุงข้อมูล
- การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล - การดึงข้อมูล
- การแยกประเภทข้อมูล - การรวบรวมข้อมูล
- การบันทึกข้อมูลลงสื่อ - การสรุป
- การสร้างข้อมูลชุดใหม่
วิธีการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ
1. การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing)
2. การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive Processing)
การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing) คือการประมวลผลโดยการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่ง ก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าเครื่อง เพื่อประมวลผลในคราวเดี่ยวกัน เช่น การทำบัญชีจ่ายเงินเดือนพนักงานทุกสิ้นเดือน ระบบการคิดดอกเบี้ยธนาคาร ซึ่งต้องใช้ระยะเวลารวมสะสม 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี หรือระบบการเรียนการสอน การบันทึกเกรดของนักศึกษาในแต่ละเทอมจนเทอมสุดท้ายจึงพิมพ์ใบรับรองเกรด ฉะนันการประมาลผลข้อมูลโดยใช้ระยะเวลาในการสะสมข้อมูลอยู่ระยะหนึ่งก่อน แล้วจึงนำมาประมวลผลพร้อมกันและในการทำงานจะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า ระบบออฟไลน์ (Off-Line System)
ระบบออฟไลน์ (Off-Line System) เป็นระบบที่ทำงานในลักษณะเตรียมการในการประมวลผลขั้นต่อไป โดยใช้อุปกรณ์ประเภท Input/Output Unit อุปกรณ์เหล่านี้ไม่อยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยประมวลผลกลาง (CPU : Central Processing Unit) เช่น เครื่องบันทึกเทป (Key to tape) เครื่องบันทึกจานแม่เหล็ก (Key to disk) เครื่องเจาะบัตร (Key Punch Machine)
การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive Processing) เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการประมวลผลแบบออนไลน์ (OnLineProcessing) เป็นวิธีการประมวลผลที่รับข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงทันทีโดยไม่ต้องรอรวมหรือสะสมข้อมูล ข้อมูลแต่ละรายการจะถูกนำไปประมวลผลและได้ผลลัพธ์ทันที โดยจะมีการติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝากหรือถอนเงินธนาคาร โดยใช้บัตร ATM ระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า ระบบออนไลน์ (On-Line System)
ระบบออนไลน์ (On-Line System) จะทำงานตรงข้ามกับระบบออฟไลน์ เป็นการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องโดยตรงจากที่ใดก็ได้ ที่มีอุปกรณ์บันทึกและป้อนข้อมูลอยู่โดยติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลางโดยตรง แล้วทำการประมวลผลทันที อุปกรณ์ที่นิยมใช้ ได้แก่ เครื่องเทอร์มินัล (Terminal) ลักษณะการประมวลผลโดยตรงหรือโดยทันทีนี้มีชื่อเรียกอื่น ๆ อีก ได้แก่ Transaction Processingหรือ Real -Time Processing
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น